Mikä on sanapari, jonka vähiten haluat kuulla, kun olet pitämässä tärkeää PowerPoint-esitystä? – “Tekninen ongelma”.
Esitysgrafiikkaohjelmat, kuten PowerPoint, ovat antaneet meille työkalut elävöittää ja havainnollistaa esityksiä videoilla, äänillä, kuvilla ja animaatioilla. Samalla ne ovat tuoneet esiintyjille myös esitykseen liittyviä lisämuuttujia.
Pahinta näissä teknisissä haasteissa on, että Murphyn lakia noudattaen ne laukevat yleensä aina vasta tärkeimmällä hetkellä – juuri kun olet aloittamassa tärkeää tarjousesitystäsi tai menossa seminaariyleisön eteen.
Tässä yhdeksän vinkkiä, joiden avulla voit välttää ainakin helpoimmat tekniset mokat.
1. Huolehdi, että sinulla on virtalähde mukana
Itselleni kävi näin hiljattain. Koulutuspäivän kohta alkaessa huomaan, että virtalähde ei ole laukussa. Mac-tietokoneen käyttäjänä en voinut luottaa, että koulutuksen osallistujilla olisi vastaavaa virtalähdettä lainata. Ei muuta kuin helvetin kyytiä autolla toimistolle hakemaan virtalähdettä aamuyhdeksän ruuhkassa.
Tällä kertaa asiassa selvittiin säikähdyksellä, koska koulutuspaikasta oli vain parinkymmenen minuutin ajo toimistolleni. Tunnelma olisi voinut olla hieman toinen, jos ajomatka olisi ollutkin vaikkapa tunti suuntaan.
Tämä on kuitenkin helpoin tapa varmistua siitä, että voit operoida esitystä keskeytyksettä omalta koneeltasi. Jos näin ei olisi, niin ainahan on mahdollisuus esittää jonkun toisen koneelta ja silloin on hyvä tietää myös muista vinkistä…
2. Varmuuskopioi esityksesi useaan eri paikkaan
Tallenna esitystiedostosi varmuudeksi usealle eri medialle. Useimmissa pilvipohjaisissa levytilapalveluissa on mahdollisuus synkronoida tiedostot tietokoneen ja verkon välillä.
Tämän avulla saat tiedoston heti varmistettua jo kahteen paikkaan. Ota yksi kopio vielä USB-tikulle, niin sinulla on jo kolme kopiota esityksestä eri paikoissa.
Jos unohdit virtalähteesi tai oma tietokoneesi kyykkää juuri tärkeimmällä hetkellä, niin olet valmiudessa esittämään toiselta tietokoneelta. Kirjaudut vain pilvipalveluun tai kopioit esityksesi muistitikulta toiselle tietokoneelle. Sitä varten muista…
3. Käytä vain turvallisia fontteja
Fontit ja teksti ovat tärkeä osa esityksen visuaalista ulkoasua. Yrityksesi tai organisaatiosi on saattanut teettää oman fontin ilmeentääkseen visuaalista ilmettään myös PowerPoint-esityksissään.
Kaikki toimii hienosti niin kauan kuin fontti on asennettuna esittävällä tietokoneella. Kaikissa tilaisuuksissa et kuitenkaan pääse esittämään omalla tietokoneellasi – esimerkiksi seminaareissa käytetään yleensä yhtä esitystietokonetta. Tällöin oma erikoisfontti voi tehdä rumaa jälkeä esitysgrafiikalle.
Jos haluat varmistua fonttien toimivuudesta millä tahansa koneella, niin valitse fonttisi näiden Indezine PowerPoint-blogin listaamien turvalliseksi luettujen fonttien joukosta.
Kirjoitin itse myös aiemmin aiheesta miten välttää fonttikatastrofit.
4. Tarkista videotiedostojen toimivuus
Videot ovat hyvä tapa elävöittää esitystä. Valitettavasti niiden erilaiset tiedostomuodot tuovat yhden teknisen muuttujan lisää.
PowerPoint 2011 ja vanhemmat versiot PowerPointista syövät mielellään .wmv muotoisia videoita. Sitä uudemmissa PowerPoint-versioissa tuetaan h.264-videokoodausta, jolloin turvallisia muotoja on .mp4, .m4v ja .mov.
Jos et ole täysin varma toimiiko videotiedostosi muilla PowerPoint-versioilla, niin voi olla hyödyllistä varmuudeksi muuntaa videotiedosto turvalliseen muotoon .mp4:ksi tai .wmv:ksi.
Verkkopohjainen Cloudconvert on oiva työkalu videoiden tiedostomuotojen muuntamiseen.
5. Varmista, että esityksesi on aiempiin versioihin yhteensopiva
Kun esitysmateriaalisi on kokonaisuudessaan valmis voi olla hyödyllistä kokeilla sen tallentamista myös vanhemmassa PowerPoint 97-2003 tiedostoformaatissa.
Tällöin PowerPoint kertoo ominaisuuksista, jotka eivät toimi täysin oikein vanhemmissa PowerPoint-versioissa. Listauksesta näet, mitkä animaatiot, siirtymät tai efektit ovat potentiaalisia riskitekijöitä vanhemmilla versioilla PowerPointista.
Tämäkin on hyvä huomioida varsinkin silloin, jos et pääse pitämään esitystä omalla tietokoneellasi.
6. Testaa nettiyhteyden toimivuus huolella
Liveäänestys tai verkkosivudemo on erinomainen tapa elävöittää esitystä. Tosin silloin asetat esityksesi moiteettomasti toimivan verkkoyhteyden armoille.
Jos käytät verkkopohjaista sisältöä esityksessäsi, varmista huolella, että olet kirjautunut oikein vierasverkkoon tai, että olet asettanut yhteyden omasta älypuhelimestasi.
Vielä idioottivarmempaa on kuitenkin…
7. Käytä kuvakaappauksia
Demojen kohdalla on enemmän sääntö kuin poikkeus, että jotain menee vikaan. Siksi kannattaa ennemmin käyttää ruutukaappauksia live-demon sijaan, jos sinulla on pienintäkään epäilystä verkkoyhteyden tai sovelluksen toimintavarmuuden suhteen.
Kuvakaappauksien ottaminen on helppoa
- Windowsissa: Alt + Print Screen ottaa ruutukaappauksen aktiivisesta sovellusikkunasta, jonka voi liittää työpöydältä PowerPointiin
- Macilla: Shit+Ctrl+⌘+3 ottaa ruutukaappauksen aktiivisesta sovellusikkunasta, jonka voi liittä työpöydältä PowerPointiin
Voit lisätä kuvakaappauksiin annotaatiot PowerPointissa.
8. Laita ylimääräiset ohjelmat ja ilmoitukset pois päältä
Sovelluksen pakotettu päivitys aiheuttaa tietokoneen uudelleen käynnistymisen kesken esityksen. Sähköposti tai kalenteri-ilmoitus, joka pompsauttaa sensitiivistä tietoa ruudulle kaikkien nähtäväksi. Kaikki ikäviä skenaarioita kesken tärkeän esityksen.
Jos esität omalta tietokoneeltasi, sulje muut sovellukset ja laita kaikki ruudulle pomppivat ilmoitukset pois päältä.
9. Varaa varapatteri esityskaukosäätimeen
Esityskaukosäädin on erinomainen työkalu vakuuttavampaan ja eläväisempään esiintymiseen. Sen avulla voit liikkua vapaasti tilassa. Esityskaukosäädin ei paljoa lämmitä, jos siitä on patteri loppu.
Varaa mukaan aina varapatteri kaukosäätimeen. Semmoinen sujahtaa mukavasti useimpien kaukosäätimien mukana tulevaan pussukkaan. Poista varmuudeksi patteri kaukosäätimestä aina käytön jälkeen. Näin varmistat, ettei kaukosäädin vahingossakaan kuluta pattereita turhaan laukussa.
Mikään valmistautuminen ei tietenkään voi ottaa huomioon kaikkia mahdollisia muuttujia. Kuulinpa kerran jopa tilanteesta, jossa projektori sekä mikrofoni ja varamikrofoni olivat menneet rikki. Tähän ei kai kukaan voi varautua ja silti esiintyjä oli naulannut shown kantavalla äänellä ilman esitysdioja.
Näiden vinkkien avulla voit luovia helposti vältettävissä olevien teknisten jäävuorien ohitse ja viedä esityksesi turvallisesti satamaan.
Nämäkin artikkelit saattavat kiinnostaa myös sinua:
Tilaa uutiskirjeemme, niin jo parin klikin kuluttua saat meiltä vinkkejä vaikuttavaan ja ymmärrettävään esitysviestintään!