Mistä on hyvä PowerPoint-esitys tehty?

Takaisin

Julkaistu 04.01.2022

Millainen on hyvä PowerPoint-esitys? Tyypillinen vastuuta pakoilevan viestintäkonsultin ympäripyöreä vastaus olisi, että se riippuu yleisöstä ja esitystilanteesta. Me Havainilla uskomme, että toimiva rakenne, iskevä sisältö ja visuaalisesti tyylikäs esitys ovat hyvän esityksen kulmakivet, yleisöstä ja esitystilanteesta riippumatta.

Tässä blogissa käydään läpi neljä yleistä hyvän PowerPoint-esityksen periaatetta. Näiden periaatteiden tunteminen ja noudattaminen varmistavat onnistuneen esiintymisen, olipa yleisönäsi työntekijät, asiakkaat tai sijoittajat.

Blogin lopusta löydät myös Case Studyn ulkoministeriön ja Havainin menestyksekkäästä yhteistyöstä, joka tehtiin hyvän PowerPoint-esityksen neljää periaatteen mukaisesti.

Hyvä PowerPoint-esitys

1. Avainkysymys: Tarvitsetko PowerPointia?

Hyvä esitys koostuu kolmesta elementistä:

  1. Mitä sanot – sisältö, joka vetoaa sekä järkeen että tunteeseen
  2. Mitä näytät – tukimateriaali
  3. Mitä olet – oma esiintymistaitosi

Kaikki esitystilanteet eivät suinkaan vaadi PowerPointin (tai muun vastaavan esitysgrafiikkaohjelman) käyttöä. PowerPointin käyttö on yleensä perusteltua, jos sinun tarvitsee:

  1. Esiintyä suurelle yleisölle
  2. Esittää runsaasti numeerista aineistoa
  3. Haluat esittää kuvia tai videota

Monessa tapauksessa voit saada parempia tuloksia, kun luotat omaan tarinaasi ja esiintymistaitoosi ja keskityt vuorovaikutukseen yleisön kanssa.

 

2. Hyvä PowerPoint-esitys tukee, ei hallitse esitystilannetta

Esitysasiantuntija Dave Paradi tekee joka toinen vuosi kyselyn ”ärsyttävistä PowerPointeista”.  Alla oleva kuva vetää yhteen vastaajien mielestä ärsyttävimmät PowerPoint-tavat.

Mikä ärsyttää eniten PowerPoint-esityksissä?

Kolme eniten ärsyttävää tapaa liittyy liialliseen tekstin käyttöön. Runsaan tekstin käyttäminen esittämisessä on yleisön aliarvioimista. Teksti on yleensä vain esittäjän turvaverkko – ettei mitään vain unohtuisi. Mutta…

Mitä lisäarvoa esiintyjä itse tuo sisälukutaitoiselle yleisölle, jos hän kansakouluopettajan tapaan lukee ääneen sen, mitä yleisö näkee PowerPointista?

Runsaan tekstin käyttö ei ole pelkästään epäkohteliasta yleisöä kohtaan, vaan se on myös tehoton tapa kommunikoida. Aivotutkimus kertoo meille, että tekstipitoisen esitysmateriaalin esittäminen pakottaa aivot multitaskingiin (eli lukemiseen ja kuuntelemiseen yhtäaikaisesti), mikä heikentää tiedon omaksumista.

Hyvä PowerPoint-esitys visualisoi sen, mitä esiintyjä puhuu

 

3. Liikaa mitä tahansa on liikaa

Ylläoleva tutkimustulos osoittaa myös, että PowerPoint-esitysten liian monimutkaiset esitysdiat ja informaatiotulva ovat tyypillinen haaste monissa esityksissä ja organisaatioissa. Esittäjä yrittää tunkea yleisönsä kurkusta alas piirakoita, pylväitä ja viivagraafeja kuin millekin syöttöhanhelle.

Liian monimutkainen esitysdia

Esitysdia voi olla liian monimutkainen vaikka sillä ei olisi paljoa tekstiä.

Olet saattanut myös kuulla ”yksi idea per esitysdia” -periaatteesta. Se on kaunis ajatus, mutta sitä on vaikea noudattaa käytännössä. Joskus sen noudattaminen saattaa olla jopa haitallista. Etenkin silloin, jos haluat rakentaa yleisöllesi ison kuvan useammasta yksityiskohdasta.

Suosittelen noudattamaan mieluummin yksi idea kerrallaan periaatetta. Tällöin et pakkosyötä informaatiota liikaa kerrallaan, muttet myöskään riko ison kuvan ja yksityiskohtien suhdetta.

yksi idea kerrallaan periaate

PowerPointin usein parjattujen animaatioiden käyttö on ihan paikallaan tukemaan tätä yksi idea kerrallaan periaatetta.

Hyvä PowerPoint-esitys esittää yhden idean kerrallaan

 

4. Älä alistu oletukseen

Esittäjät ja esiintyjät alistuvat liian usein siihen, mitä PowerPoint tarjoaa heille oletuksena. Yhdeksän kymmenestä diapohjasta tarjoaa oletuksena otsikon ja tekstilaatikon. Tähän sitten useimmat esiintyjät tekevät nöyrästi juuri sitä, mitä PowerPoint pyytää.

PowerPoint-esityksen oletusasettelu

Älä alistu oletuksiin, vaan ajattele esitysdiaa tyhjänä kanvaksena. Hyödyntämällä kolmanneksien periaatetta saat aikaan huomattavasti selkeämpiä ja visuaalisesti mielenkiintoisempia dioja.

Ajattele PowerPoint esitysdiaa kanvaksena 1Ajattele PowerPoint esitysdiaa kanvaksena 1

Ajattele esitysdiaa kanvaksena, älä teleprompterina

 

Case Study: Suomi-emojit Digital Communications Awardsissa

Ulkoministeriön maakuvayksikön vetäjän Petra Theman ja sosiaalisen median asiantuntija Kati Rustholkarhu olivat päässeet Suomi-emojeilla Digital Communications Awards -kilpailuun ja Viral Communications -kategorian finalistien joukkoon. Suomi-emojit ovat siis nämä This is Finland sivuston kautta julkaistut pikkukuvakkeet, jotka levisivät kulovalkean lailla maailmalle vuoden 2015 joulukuussa.

Suomen ulkoministeriön kanssa samassa kategoriassa kilpailivat mm. Game of Thrones -sarjan kampanjallaan suuri brittiläinen TV-kanava Sky sekä useat tunnetut markkinointiviestintätoimistot.

Saimme kunnian työskennellä tämän pitch-esityksen parissa, kun Petra lähestyi meitä tällaisella toimeksiannolla:

Pitäisi tehdä tajunnan päräyttävä esitys/pitch Suomi-emojeista, joka saa kestää max. 8 minuuttia. Esitellään kahteen pekkaan ThisisFINLAND some-vastaavan Kati Rustholkarhun kanssa EU Digital Communications Awardsin jurylle meidän keissi Berliinissä ja sitten saman päivän illalla tiedetään ollaanko hyviä runner-uppeja vai voittajia. Kilpailu on aika veristä, mm. tosiaan Game of Thrones samassa sarjassa meidän kanssa shortlistalla parhaana viraalikommunikaationa.

Eli ei sitten ehkä mentäisi ihan perus-ppt-setillä, vaan jotain muuta pitäisi keksiä.

 

1. Tarvitaanko PowerPointia tai muuta esitysgrafiikkatyökalua? 

Emoji-esityksessä oli tarpeena visualisoida lukuja (Suomen sijoituksia maakuvatutkimuksissa ja maavertailuissa, emojien aiheuttamaa reaktiota mediassa ja sosiaalisessa mediassa), esittää videota ja kuvia. Tämä ei yksinkertaisesti onnistu ilman esitysgrafiikkaa. Niinpä PowerPointin käyttö oli perusteltua emoji-esityksessä.

2. Miten PowerPoint saadaan tukemaan, mutta ei hallitsemaan esitystilannetta?

Eli miten vähentää tekstiä ja lisätä grafiikan käyttöä? Tässä muutamia esimerkkejä dioista, joilla runsas tekstiesitys on muutettu visuaalisempaan muotoon. Esityksen kokonaisilme on rakentunut, millekkäs muullekaan, Suomi-emojeille.

Ulkoministeriön emoji-esitys esimerkki 1Ulkoministeriön emoji-esitys esimerkki 2Ulkoministeriön emoji-esitys esimerkki 3 - Hyvä PowerPoint-esitys

3. Onko jotain kaikesta huolimatta liikaa?

Vaikka diat kääntyivät visuaalisempaan asentoon, niin siitä huolimatta monella niistä oli niin paljon tavaraa, että oli syytä soveltaa yksi idea kerrallaan -periaatetta. Alla esimerkkjä siitä, miten yksittäisiä esitysdioja rytmitettiin tukemaan yksi idea kerrallaan -periaatetta esittämisessä.

Yksi idea kerrallaan esimerkki 1 - Hyvä PowerPoint-esitysYksi idea kerrallaan esimerkki 1 - Hyvä PowerPoint-esitys

Menikö kaikki sitten kuin Strömsössä?

Ei tietenkään. Petra Themanin lyhentämätön kommentti ensimmäiseen esitysversioon oli: ”Olin siis hakemassa tajunnan räjäyttävää pitchausta, jotain uutta tapaa kertoa se tarinamme, en niinkään uutta ppt-esitysversiota. ”

Ensimmäisessä versiossa olimme liian orjallisesti noudattaneet Suomi Finland -brändin oletuksia. Ja nyt (jälleen kerran mitään sensuroimatta): ”vastassa maailman suurimmat markkinointiviestintätoimistot ja Game of Thrones, for god’s sake!”

Ei siis muuta kuin lusikka kauniiseen käteen ja rukkaamaan esitystä uuteen uskoon. Nyt piti ottaa käyttöön huomattavasti voimakkaammin vielä neljäs periaate.

 

4. Missä voisimme yllättää kaikki ohittamalla oletukset?

Osassa esitysdioja oli syytä murtautua kokonaan irti Suomi Finland -brändin oletuspohjista. Joten…

Miksi siis emme toisi esiin perisuomalaista hulluutta heti otsikkodialla?

Ulkoministeriön emoji-esitys esimerkki 3 - Hyvä PowerPoint-esitys

Tai miksi sanoa asioita pienesti, kun ne voi sanoa myös isosti?

Ulkoministeriön emoji-esitys esimerkki 7

Miksi emme käyttäisi jo valmiiksi hyvän vastaanoton saaneita emojeita isosti kuvittamaan esitystä?

Ulkoministeriön emoji-esitys esimerkki 8

Tulokset

Twiitit ja kuvat puhukoon puolestaan.

Ulkoministeriön emojit valittiin Viral Communication of the Year -voittajaksi

Tutustu Havainin palveluihin täällä.