”En jaksa tulla sinne” – esittäminen etänä

1024 576 Timo Sorri
Miten helppoa tänä päivänä onkaan järjestää tapaaminen kotisohvalta käsin. Olen itse viimeisen vuoden aikana palaveerannut videolla mm. USA:han, Etelä-Afrikkaan, Sveitsiin, Britteihin ja Australiaan – mutta myös Helsinkiin, Espooseen, Vantaalle, Tuusulaan, Turkuun ja Joensuuhun.
 
Monessa organisaatiossa videotapaamiset ovat arkipäivää. Monessa ne eivät vielä kuitenkaan ole. Joskus syynä saattaa olla jälkeen jääneet IT-palvelut, mutta useammin kylläkin tottumus tai yrityskulttuuri.
 
Etä- ja videotapaamiset vyöryvät tavalliseksi osaksi arkipäivää vääjäämättä. Esimerkiksi pankit ja lääkäriasemat ovat jo alkaneet hyödyntää etätapaamisia osana asiakaspalvelua.
 
Etäesittämiseen liittyy tiettyjä asioita, joita on hyvä noviisina tiedostaa.
  • Et pääse harrastamaan small talkia tai rikkomaan jäätä, kuten fyysisen tapaamisen tai esityksen tapauksessa
  • Et näe yleisöäsi tai saa palautetta miten hyvin ihmiset seuraavat sisältöä
  • Olet tekniikan armoilla, joka useimmiten toimii, mutta joskus se ei toimi

Huomioi nämä asiat etäesittämiseen valmistautumisessasi

1. Tarkista tekniikka – varsinkin, jos esität suuremmalle yleisölle

Esittäminen etänä - tarkista tekniikka

Varsinkin jos esiinnyt laajemmalle yleisölle, niin ei ole mitään turhauttavampaa kuin tuhlata aikaa tekniikan kanssa säätämiseen. Esiintymistilanne jännittää usein jo valmiiksi, joten mikä tahansa ongelma tekniikan kanssa livelähetyksessä muuntuu aivoissa yhtäkkiä kvanttifysiikaksi.
 
Aloita esitykseen valmistautuminen tekniikan testaamisella ajoissa. Jos kyseessä on muutaman ihmisen videotapaaminen, niin 10 minuuttia ennen tapaamista riittää tekniikan toimivuuden tarkistamiseen.
 
Broadcast tyyppisissä esityksissä on syytä ottaa testilähetys päivää ennen varsinaista esitystä.
 

2. Sulje ylimääräiset ohjelmat ja ilmoitukset

Esittäminen etänä - sulje ylimääräiset ohjelmat

Itselläni ainakin jää aina taustalle aiemmin käytettyjä ohjelmia auki. Ne voivat aiheuttaa ikäviä yllätyksiä esimerkiksi haluamalla päivityksen ja tietokoneen uudelleen käynnistyksen kesken esityksen. Samoin kalenterimuistutukset, sähköposti- tai Whatsapp-ilmoitukset voivat aiheuttaa kiusallisia tilanteita silloin kun jaat omaa työpöytääsi videopalaverin osallistujille.

3. Kirjoita itsellesi selkeä käsikirjoitus, miten esityksesi etenee, jotta olet kartalla itse

Esittäminen etänä - valmistele käsikirjoitus

Hyvä käsikirjoitus on arvokas apu varsinkin silloin kun esiinnyt laajalle yleisölle. Jos tekniikan kanssa pieni hikka, niin eipä ongelmaa, olet itse hyvin kartalla missä kohtaa asiaa olit etenemässä.
 
Toisin kuin fyysisessä esityksessä, kukaan ei edes näe, että käytät muistiinpanoja.
 

4. Tee esitykseesi selvät paikkamerkinnät missä kohdassa esitystä kuljetaan

Esittäminen etänä - tee paikkamerkit

Yleisön keskittymiskyky on videoesityksissä heikkommin paikalla, kuin fyysisissä kohtaamisissa. Videopalaverista on helppo hypätä kurkkaamaan sähköpostia, lukemaan iltapäivälehteä tai vaikka tuijotella horisonttiin ikkunasta.
 
Tämä on hyväksyttävä. Joskus ihmiset tulevat kuulemaan sinua vain jonkin yksittäisen tärkeän asian tiimoilta. Siksi helpotat myös näiden esityksestä sisään ja ulos hyppivien elämää merkitsemällä selkeästi esitysmateriaaliin missä vaiheessa esitystä olet etenemässä.
 

5. Aktivoi yleisöä

Esittäminen etänä - aktivoi yleisö

Varsinkin laajemmissa kokouksissa tai webinaareissa et tiedä miten yleisö seuraa ja sisäistää sisältöä. Siksi on hyvä, että mietit etukäteen keinoja, joilla testaat aktiivisuuden astetta ja asian sisäistämistä.
 
Esimerkiksi äänestysten, kysymys-vastaus osioiden avulla voit vuorovaikuttaa yleisösi kanssa, vaikket heitä näekään.
 

Neljä sovellusta, joilla voit tehdä etäesityksiä

 

1. PowerPointin oma broadcast

Esitä etänä PowerPointin broadcast toiminnallisuuden avulla

Jos käytät esittämiseen PowerPointia, niin voit lähettää esityksesi verkkoon suoraan PowerPointista. Tarvitset PowerPointin lisäksi Office365 tunnuksen, jotta pääset kirjautumaan lähetyspalvelimeen.
 
PowerPoint tarjoaa sinulle linkin, jonka avulla kuka tahansa voi katsoa esityksen verkkoselaimella. Kätevä tapa esittää siinä tapauksessa, jos et pysty luomaan verkkotapaamista, vaan puhut esimerkiksi neuvottelupuhelun kautta.
 
Katso esimerkki alla olevasta videosta.
https://www.youtube.com/watch?v=SlDjQMkX-L8
 

2. Seidat

Esitä etänä Seidat Liven avulla

Seidat esitysjärjestelmä mahdollistaa myös live-esittämisen. Seidatissa on perustoiminnallisuuten Seidat Live, jonka avulla voit pitää esityksen samalla tavoin kuin PowerPointin broadcast-palvelulla. Sinä kontrolloit mitä vastaanottaja näkee.
 

3. Skype for Business

Esitä etänä Skype for Business sovelluksen avulla
Skype ja Skype for Business lienee yksi yleisimpiä sovelluksia videopuhelu/-tapaamiskäyttöön. Tutustu sovelluksen Share screen toiminnallisuuksiin.

 

4. Google Hangout

Esitä etänä Google Hangoutsin avulla

Google Hangout on Googlen sovelluspakista löytyvä Skypea vastaava videotapaamistyökalu. Google Hangoutista löytyy myös mahdollisuus jakaa ruutu kaverille.
 
Ajattele, mitä helppoutta videotapaamiset tuovat arkeen. Tarvitset vain kannettavan tietokoneen, verkkoyhteyden ja kuulokemikrofonin. Sen sijaan, että ajan tapaamiseen jo pelkästään pääkaupunkiseudulla puoli tuntia suuntaansa, niin napsautat videotapaamisen päälle missä ikinä oletkin.
 
Vaikka tekniikan alkusäätöön menisi se kymmenen minuuttia säästät joka tapauksessa lähes tunnin aikaa.
Säästö on helppo laskea myös euroiksi. Sanotaan, että sinulla on vuodessa 150 tapaamista, joista puolet hoidat videotapaamisella. Keskimääräinen matka-aika on tuo mainittu tunti ja kilometrejä kertyy keskimäärin vaikka 40. Säästö on siis:
 
  • Menetetty työaika: 75 x 1h x 100 €/h = 7500 €
  • Kilometrit: 75x 40km x 0.43 €/km = 1290 €
  • Säästöä syntyy siis 8790 € tällä matematiikalla.
Päälle tulee mukavuushyödyt siitä, että ei tarvitse istua ruuhkissa ja kärsiä stressiä tekemättömistä asioista.
Sano siis ensi kerran rohkeasti: ”En jaksa tulla sinne, sopiiko jos esitän etänä?”
AUTHOR

Timo Sorri

Timo on presentaatiosuunnittelija sekä Havainin perustaja ja toimitusjohtaja. Hän on koulutukseltaan diplomi-insinööri ja hyvät ja myyvät esitykset ovat hänen intohimonsa. Timolla on tausta IT-johdon konsultoinnissa, ja markkinoinnissa ja myynnissä. Nykyään hän auttaa asiakkaitaan - niin pieniä yrityksiä kuin globaaleita konserneja ja julkishallinnon toimijoita - tekemään ideoistaan myyvää, selkeää ja vakuuttavaa viestintää ja automatisoituja markkinointikampanjoita. Timo on myös aviomies, kolmen lapsen isä ja kova koripallofani. Twitter: Timo_Havain Linkedin: Timo Sorri Google+: Timo Sorri

All stories by: Timo Sorri

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Read previous post:
Basic color theory and How to choose the right colors for your design
Color theory & how to choose the right colors for your design

Choosing the right colors for your design can be one of the most influential yet challenging task for designers, especially...

Close