Tämä kirjoitus on osa Esiintyjän ensiapupakkausta johtajalle ja asiantuntijalle. Ensiapupakkauksen ovat pakanneet esiintymisvalmentaja Sari Paavilainen ja presentaatiosuunnittelija Timo Sorri.
Pakkauksen tarkoituksena on tuoda esiintyjälle parempi itseluottamus esiintymistilanteeseen. Onnistuminen on usein uskosta ja itseluottamuksesta kiinni. Hyvällä itseluottamuksella pelaava golfari tuntee jo ennen lyöntiä onnistuvansa. Samoin myös varma puhuja ja esiintyjä uskoo ja tuntee onnistuvansa ennen kuin on sanonut sanaakaan yleisön edessä.
Voit lukea aiemmat kirjoitukset täällä:
- Esiintyjän ensiapupakkaus johtajalle ja asiantuntijalle – Johdanto
- Esiintyjän ensiapupakkaus johtajalle ja asiantuntijalle – Taistelu voitetaan jo ennen kuin se käydään
- Esiintyjän ensiapupakkaus johtajalle ja asiantuntijalle – Tunne tiekarttasi, esiinny itsevarmasti
Eilinen kirjoitus alusti sitä, miten hyvin suunniteltu ja sisäistetty esityksen tiekartta auttaa säilyttämään keskittymisen esiintymistilantessa. Tänään poraudumme tarkemmin käytännön keinoihin, joilla voit luoda itsellesi esityksesi tiekartan.
Näin muodostat esityksellesi selkeän tiekartan
Tässä on seitsemän askeleen prosessi, jonka avulla muodostat itsellesi selkeän esityksen tiekartan ja esiinnyt varmemmin.
1. Aloita ajoissa
Matkustaessasi tiedät, ettet millään opi hahmottamaan kaupungin karttaa yhdellä kävelyllä tai taksimatkalla. Samoin esityksen tiekartan hahmottaminen vaatii oman aikansa.
Varaa kalenteristasi ajoissa aikaa esityksesi suunnittelulle. Varaa aikaa juuri siihen kellonaikaan, jolloin tiedät olevasi tehokkaimmillasi. Jollekin se on pari tuntia ennen toimiston täyttymistä ihmisillä, toiselle se on iltapäivä, kun päivän juoksevat asiat on hoidettu. Pyhitä tämä aika, älä anna kollegoillesi oikeutta varastaa aikaa tiekarttasi suunnittelulta.
Vinkki: Arvioi, kuinka monta tuntia arvelet, että näiden seitsemän kohdan läpikäyminen sinulta kestää? Ota arvioimasi luku ja tuplaa se. Jos jotain yllättävää tapahtuu, niinkuin useimmiten tapahtuu, olet valmistautunut. Jos puolestaan saat esityksen valmiiksi arvioimassasi ajassa, sinulla on yllättäen tehokasta aikaa käytettäväksi johonkin muuhun tärkeään.
2. Ajattele analogisesti
Hyvää julkista esitystä edeltää aina hyvä henkilökohtainen ajattelu. Missä ajatuksesi toimivat tehokkaimmin? Missä saat parhaat ideasi. Puutarhatöissä, juoksulenkillä, suihkussa? Niinpä. Et varmasti pysty äkkiseltään muistamaan yhtäkään heureka-elämystä PowerPointin ääreltä. PowerPoint ei ole ajattelun työkalu.
Reipas ulkoilu, kynän ja paperin käyttö, ideoiminen liimalappujen avulla on paljon tehokkaampi tapa muodostaa ja järjestellä ideoita esitysaihioista kuin slaidikirjaston kahlaaminen.
Vinkki: Mieti kolme tilannetta, joissa sinun on helppoa ideoida ja löytää oivalluksia. Ulkoillessa? Kynän ja muistikirjan kanssa keittiön pöydän ääressä? Ison valkotaulun äärellä vai kahvilla kaverin kanssa? Kirjoita tilanteet itsellesi muistiin.
3. Tunnista esityksesi “yksi asia”
Tutkimuksen mukaan 90% yliopistoluennolla opetetusta asiasta on unohtunut 72 tunnin jälkeen, oli esittäjä kuinka hyvä tai huono tahansa. Vaikka esityksesi olisi kuin ilotulitus, niin yleisösi pitkäaikaiseen muistiin tallentuu esityksestäsi sisällöstä joka tapauksessa vain pieni osa.
Mieti tämän faktan valossa, mikä on se yksi asia, jonka haluaisit yleisösi muistavan. Tehokkain keino yleisön pitkäaikaiseen muistiin vaikuttamisessa on tämän yhden ydinviestin toistaminen esityksessäsi säännöllisin väliajoin.
Vinkki: Listaa paperille allekain kaikki asiat, jotka haluaisit kertoa yleisöllesi. Pelaa näiden asioiden kesken pudotuspelit. Ylin asia kohtaa alimman, toiseksi ylin toiseksi alimman, jne. Tärkeämpi jatkaa matkaansa seuraavalle kierrokselle. Jatka näin kunnes mestari on selvillä. Tämä on esityksesi yksi asia.
4. Hahmottele esityksellesi rakenne
Tämä on esityksen tiekartan muodostamisen näkökulmasta tärkein vaihe. Rakenteen muodostaminen aiemmista esityksistä esitysdioja kokoon kursimalla on erittäin vaikeata. Se on hieman kuin yrittäisit muodostaa kuvaa kaupungista eri mittakaavaa käyttävistä kaupunkikartan osasista. Niitä ei vain saa sovitettua yhteen eheäksi kokonaisuudeksi.
Jäsennä ajatuksesi kokonaisuudeksi, jolla on alku, joka herättää mielenkiinnon asiaasi; keskikohta, joka kertoo asiasi; ja loppu, joka summaa viestisi. Tarkastele että esityksesi osat ovat tasapainossa keskenään. Hyvä nyrkkisääntö esityksen osasten suhteille on aloitus (1/5), keskikohta (3/5), lopetus (1/5).
5. Karsi kirurgin varmuudella
Tähän mennessä olet tuonut esityksesi tiekartalle luultavasti enemmän asiaa kuin yleisösi pystyy omaksumaan. Tarkastele nyt sisältöäsi esityksesi “yhtä asiaa” vasten. Palvelevatko osasesi esityksesi “yhtä asiaa”? Jos vastaus on kyllä, pidä se esityksessä. Jos vastaus on ei, ota se pois.
Pystyt nyt tekemään valintasi kirurgimaisella varmuudella, koska olet noudattanut prosessia ja tiedät esityksesi “yhden asian”.
Vinkki: Tarkastele esityksesi sisältöä osa kerrallaan. Mitä esitykselle tapahtuisi, jos jättäisit tämän osan pois? Tulisiko esityksestä huterampi vai selkeämpi? Olisiko yleisön vaikeampi vai helpompi hahmottaa “yksi asia”? Olisiko heidän helpompi vai vaikeampi ajatella tai toimia tavoitteesi mukaisesti?
6. Tunnista ja visualisoi pääideasi
Kun olet tyytyväinen esityksesi rakenteeseen, on aika tunnistaa tiekarttasi tärkeimmät maamerkit ja tehdä ne näkyviksi. Tunnista esityksesi pääideat ja muunna ne kuviksi.
Kuvalla on uskomaton vaikutus muistamiseen ja oppimiseen. Mitä useamman aivojen alueen työtä asian tallentaminen pitkäkestoiseen muistiin vaatii, sitä todennäköisemmin se myös muistetaan. Kaikista ihmisen aisteista näköaisti aktivoi aivoja laajimmin – siksi visuaalisuuteen kannattaa panostaa esitysgrafiikassa.
Näin teet sekä omalle että yleisösi muistille palveluksen.
Vinkki: Mitkä ovat esityksesi tärkeimmät elementit, jotka tukevat “yhden asian” ymmärtämistä? Onko näillä elementeillä olemassa jokin vakiintunut vertauskuva; vuorelle kiipeäminen, pitkä matka, virtaava vesi, risteys, evoluutio, tai jokin muu, jota voit hyödyntää esityksesi teemana? Vakiintuneet kielikuvat ja kansanomaiset ilmaukset ovat usein nimenomaan vertauskuvia. Voiko esityksesi elementit ilmaista kuvina, kuvaajina tai infografiikkana?
7. Anna alitajuntasi tehdä taikansa
Suurimmat oivallukset esitykseesi syntyvät silloin, kun olet tehnyt intensiiviesti työtä sen parissa ja jätät sen vähäksi aikaa. Alitajuntasi tekee työtä puolestasi, tallentaa rakennetta muistiisi ja ideoi edelleen esityksen ympärillä.
Tähän ehkä tärkeimpään esitysvarmuuteesi vaikuttavaan tekijään et voi vaikuttaa aktiivisesti. Alitajuntaasi et voi hoputtaa. Alitajuntasi ei myöskään ehdi työstää esitystäsi ellet ole tarpeeksi ajoissa tarjonnut sille materiaalia aktiivisella ajattelulla Siksi tarvitset aikaa ja prosessin.
Vinkki: Kun olet saanut esityksestä laadittua “ihan hyvän” version, keskity tietoisesti tekemään jotain muuta. Laita muutaman päivän päähän kalenteriin merkintä, jolloin saat aikaisintaan alkaa työstää esitystä uudelleen.
Oikotietä onneen ei ole
Tuntuuko liian vaivalloiselta tai aikaa vievältä? Valitettavasti oikotietä onneen ei ole. Maailman parhaatkin noudattavat prosessia – he ovat vain oppineet harjoituksen avulla tekemään sen nopeasti ja tehokkaasti. Vain noudattamalla prosessia voit päästä viimeiseen vaiheeseen, joka tuo sinulle varmuuden yleisön edessä.
Nyt kyse on sinun valinnastasi. Haluatko vaellella seuraavan esityksesi läpi kuin muukalainen uudessa kaupungissa, vai luovia sen läpi varmasti tuntien tiekartan kuin omat taskusi? Kuvittele, jos voisit olla yleisösi edessä itsevarmana ja herkkänä yleisölle. Kysymys tai yllättävä uusi ajatus ei vie sinua pois suunnastasi, se on vain mielenkiintoinen sivupolku matkalla päämäärääsi.
Silloin, kun aikaa on käytössä vähän ja panokset ovat korkeat, presentaatiodesignpalvelu voi auttaa sinua viemään tämän prosessin tehokkaasti ja korkealaatuisesti läpi.