Vaikuttavan seminaariesityksen anatomia – CASE Headstartin asiakaspuheenvuoro SAP Innovation Forumissa

1 1 Timo Sorri

Miksi käyttäisin presentaatiosuunnittelijaa oman esitykseni suunnitteluun? Mitä asiakkaamme ovat tavoitelleet käyttäessään ulkopuolista ammattilaista? Mitä hyötyjä esitysdesignpalvelulla voi saada?

Tässä tiedonjanoisille kuvaus siitä, mitä presentaatiosuunnittelija tekee taustalla esiintyjän valmistellessa seminaariesitystään. Samalla saatat saada muutaman vinkin siitä, mihin kannattaa panostaa seminaariesityksessä.


 

Vaikuttavan seminaariesityksen anatomia - Case Headstart

 

Headstartin Senior Advisor Tom Sandell otti yhteyttä helmikuussa 2015. Headstart auttaa asiakkaitansa käyttämään ja kehittämään SAP-toiminnanohjausta. Tavoitteena on tehdä SAP:n käytöstä liiketoiminnalle mahdollisimman kitkatonta varmistaen samalla tehokkaat ja tasalaatuiset prosessit.

Tehtävä oli seuraavanlainen: Miten kertoa onnistuneesta ja innovatiivisesta SAP:in mobiilisovelluksen käyttöönotosta Pauligilla SAPin Innovation Forumissa siten, että esitys

  1. Ei ole SAP teknologiatuubaa – yleisössä on vähintään 50% liiketoimintaihmisiä
  2. Herättää mielenkiinnon, muttei kerro kaikkea – tavoitteena oli saada ihmiset tulemaan kysymään lisää aiheesta Headstartin ständille
  3. Erottuu positiivisella tavalla edukseen joukosta – tilaisuudessa olisi tarjolla yhteensä seitsemän asiakastarinaa, joten kilpailu huomiosta olisi kovaa

 

Tämän alkubriiffin jälkeen seuraava tehtävä oli mennä tapaamaan esittäjää, eli Pauligin SAP Manageria Jorma Varista, kuulemaan vielä tarkemmin mistä oli kyse ja mistä esiintyjä itse oli ajatellut puhua esityksessään. (Pauligilla on muuten aina erinomaista kahvia tarjolla – sattuneesta syystä – joten jo pelkästään sen takia ajelee mielellään Vuosaareen).

Korkean tason asiantuntijoiden voi joskus olla vaikeaa vaihtaa oma ammattisanastonsa ja -ilmaisunsa tavallisen sukankuluttajan ymmärtämäksi kieleksi. Taustalla lienee pelko siitä, että yleisön käsitys asiantuntijan osaamisesta laimenee, jos hän ei viljele käsittämättömiä lyhenteitä.

Onnekseni sain huomata, että Jormaa ei erityisesti tarvinnut suostutella tai rohkaista kääntämään esityksen kulmaa vähemmän tekniseksi. Se helpotti merkittävästi esitykselle asetetun ensimmäisen tavoitteen saavuttamista.

Heti ensi tapaamisessa aloimme muovaamaan esitystä noita kolmea annettua tavoitetta palvelevaksi. Teimme eniten töitä erityisesti kolmella osa-alueella

 1. Erotu eduksesi esityksesi nimellä

Ensimmäinen asia, johon halusin kiinittää huomiota oli erottuminen joukosta esityksen otsikolla. Alla näet otteen siitä miten asiakaspuheenvuorot oli otsikoitu käsiohjelmassa.

 

Kiinnitä huomiota esityksen nimeen - esimerkkejä SAP Innovation Forumin esityksistä

 

Tämä on heti enimmäinen paikka jossa voi tehdä eroa muihin esityksiin.

Kysy itseltäsi: ”Herättääkö otsikko minussa uteliaisuuden kuulla mistä tässä esityksessä on oikein kyse?”

Mieti esimerkiksi miten koukuttavimmat nettiartikkelit on aina otsikoitu – ne antavat jonkun käsityksen sisällöstä, mutta herättävät myös uteliaisuuden lukea koko artikkeli. Tyypillisenä esimerkkinä ”Katso teetkö sinä nämä kolme virhettä XX:ssa”. Mieti, miten voisit soveltaa samaa omaan esitykseesi. Toki otsikon on hyvä kertoa esityksen sisällöstä, mutta olisi hyvä että otsikko myös herättäisi yleisössä kysymyksiä. Uteliaisuuden kuulla hieman enemmän.

Tässä tapauksessa emme päässeet enää vaikuttamaan käsiohjelmaan, mutta valitsimme otsikoida esityksen hieman ohjelmasta poikkeavalla tavalla esityksen avausdialla.

Slide01

 

Muodostimme siis esitykselle vielä ylätason otsikon ”Ajattelu nopeasti ja hitaasti mobiilipalveluissa”. Tällä ”ajattelu nopeasti ja hitaasti” -teemalla pyrimme nostamaan esityksen sisällön kokonaisuudessaan sellaiselle tasolle, jota myös liiketoimintaihmiset ymmärtäisivät.

Päätimme nimittäin pelkän mobiiliratkaisun sijaan puhua kahdenlaisien liiketoimintatarpeiden – nopeiden (mobiiliratkaisu) ja hitaiden (yhtenäinen tietotekninen arkkitehtuuri) – ristipaineessa toimimisesta. Uskoimme nimittäin, että yleisössä saattaa olla enemmän kuin kahden käden sormilla laskettava määrä edustajia sellaisista yrityksistä , jotka ovat vaarassa uhrata pitkän aikavälin hitaat tavoitteensa nopeiden, akuuttien ja ”coolien” mobiilipalvelutavoitteiden edessä.

Slide04

 

Osittain hyödynsimme otsikoinnissa myös erästä markkinoinnin peruskikkaa eli olemassa olevan brändin hyödyntämistä omaan erottautumiseen. Daniel Kahnemanin ”Ajattelu nopeasti ja hitaasti” on nimittäin yksi viime vuosien tunnetuimmista bisnesbestsellereistä, joten pöllimme surutta sen otsikoinnin ja sovelsimme sitä tähän esitykseen. Ajatuksena oli antaa hyvän olon tunne niille yleisössä, jotka ovat kyseisen kirjan lukeneet.

 

 2. Valmistele ajankäyttösi huolella

Mikään ei anna esiintyjästä huonompaa kuvaa kuin se, että hän ei pysty kertomaan asiaansa annetussa ajassa. Esittäjä syö muiden esiintyjien aikaa, hänet joudutaan katkaisemaan kesken tai hän joutuu hyppimään sisältöä. Se on nimittäin päivänselvä merkki valmistautumattomuudesta: ”Minä en viitsinyt nähdä vaivaa teidän eteen”.

Valmistellessamme esitystä kävimme tarkan pohdinnan siitä miten esitysaika hyödynnettäisiin. Aikaa oli käytössä 30 minuuttia kokonaisuudessaan ja siitä vähintään viisi minuuttia pitäisi jäädä aikaa yleisökysymyksille.

Seminaariympäristössä esitysaika ei koskaan ole täysin esittäjän hallussa, ja mitä pidemmäksi päivää edetään, niin sitä todennäköisemmin muut esittäjät ovat voineet siirtää, lyhentää tai pidentää (epätodennäköisin skenaario) käytettävissä olevaa aikaa. Siksi kannattaa olla valmistautunut muuttuviin aikaraameihin.

Ajankäyttö seminaariesityksessä

 

Oli käytettävissä oleva esitysaika mikä tahansa, niin osa omasta esitysajasta kannattaa varata ns. bufferiksi. Voit tämän bufferiajan sisällä sopeuttaa esityksesi pituutta, joko valmistelemalla esityksesi loppuun sisältöä jota käytät tarpeen mukaan (= saat järjestäjältä luvan ylittää varatun aikataulun) tai pitämällä esityksen lyhyenä versiona (=otat kiinni kokonaisaikataulua).

Tässä tapauksessa tiesimme esityksen olevan viimeinen kolmesta, joten luultavasti esityksen mahdollinen jääminen aikataulusta lyhyeksi ei haittaa ketään. Niinpä valmistelimme sisältöä vain 20 minuutin esitykseen. Näin myös esityksen interaktiivinen osuus – eli kysymys & vastaus -osio – saisi enemmän aikaa. Jos k&v:kin jäisi lyhyeksi, yleisö olisi kuitenkin istunut jo kahdessa esityksessä aiemmin ja arvostaisi varmasti ylimääräistä aikaa jaloittelulle tai vessassa käymiselle.

Halusimme kuitenkin päättää esityksen omilla ehdoillamme ja käyttää tilaisuuden viimeisen sanan yleisön rohkaisemiseen Headstartin ständille. Siksi päätimme, että kysymys & vastaus -session jälkeen esitys jatkuu vielä päätössanoilla. Näin ollen esityksen ajankäyttö ja rakenne suunniteltiin alla olevan kuvan osoittamalla tavalla.

Ajankäyttö Pauligin asiakaspuheenvuorossa

 

3. Heitä se korporaatio PPT-pohja jonkkaan

Ollaanpa nyt ihan rehellisiä. Tietotyötä tekevät ihmiset on nykypäivänä ehdollistettu pakenemisreaktiolle, kun he pelkästään näkevät tyypillisen korporaatio PPT-pohjan. Tiedäthän sen otsikko-logo-legal disclaimer-päivämäärä-esiintyjän nimi-esityksen nimi-copyright-jokaikisellä-dialla pohjan?

Kai seminaariesiintyjä on aina kutsuttu puhumaan siksi, koska hänellä (henkilönä) uskotaan olevan jotain arvokasta sisältöä seminaarin yleisölle? Miksi siis hänen edustamansa organisaation pitäisi huutaa joka kohdassa sen sisällön yli?

Halusimme laittaa esittäjän ja sisällön esityksessä keskiöön ja siksi oimme Pauligin PPT-pohjasta värit, fontit ja kuvat, mutta kaikessa muussa pyrittiin pääsemään eroon ”normaalista” PPT-ilmeestä.  Toimme myös Headstartia esiin logona sopivissa väleissä hyvällä maulla, mutta emme antaneet senkään viedä huomiota sisällöltä. Uskoimme esityksen sisällön, täysin uudenlaisen mobiiliratkaisun, olevan riittävän kiinnostavaa sisältöä, että se itsessään riittää tuomaan myös Headstartin esiin.

Alla olevasta diaesityksestä näet muutamia esimerkkejä siitä, miltä esitysmateriaali näytti.

 

+1 Ole maaninen diaesityksen toimivuuden suhteen

On lähes uskomatonta miten paljon erilaisia muuttujia diaesityksien toimivuuteen voi liittyä seminaarikäytössä. Tämän kohdalla haksahimme itse vikaan ja tiedämme ensi kerralla toimivamme toisin.

  • Usein järjestäjät haluavat materiaalin etukäteen seminaarin esityskoneelle. Tällöin on kaikki mahdollisuudet katastrofeihin esimerkiksi fonttien kanssa. Jos käytät yhtään eksoottisempaa fonttia, niin ne kannattaa muuntaa kuviksi esitykseen, jotta ne toimivat idioottivarmasti.
  • Jos esitystilassa on projektori ja valkokangas, niin esitysvärien toistuminen oikein riippuu ainakin projektorin laadusta ja tilan valaistuksesta. Lähellä toisiaan olevat värisävyt eivät luultavasti erotu ollenkaan yleisölle. Kannattaa myös tarkistaa toistuvatko värit ylipäätään ollenkaan sinnepäin miltä ne näyttävät tietokoneen ruudulla. On mukavampaa tehdä säätöjä vielä ennen esitystä kuin alkaa esityksessään sanallisesti selittämään miltä mikäkin väri piti näyttää.
  • Kannattaa myös tarkistaa näkyvätkö kaikki tekstit varmasti takariviin asti. Ota esille dia, jossa on esityksesi pienin fontti ja kipaise takariviin tarkistamaan voitko lukea sen vaivatta. Tässä tapauksessa edes pistekoon 30 teksti ei riittänyt ihan näkymään takariviin asti.
  • Jos yleisö ja valkokangas ovat samassa tasossa, niin ensimmäisen rivin takana oleva yleisö ei luultavasti näe juuri mitään esitysdian alimmasta neljänneksestä. Edessäolevien pää leikkaa sen pois näkyvistä. Pyri siis asettelemaan merkityksellinen informaatio kolmeen ylimpään neljännekseen.

 

Jos mahdollista, niin tee nämä tarkistukset etukäteen. Silloin tiedät tehneesi kaiken mahdollisen onnistumisesi eteen.

 

Tulokset

Tom Sandellilta saadun palautteen mukaan esitys onnistui hyvin tavoitteessaan – antoi riittävän määrän informaatiota, mutta jätti sopivasti nälkäiseksi, että osa yleisöstä tuli vielä kuulemaan lisää aiheesta Headstartin ständille.

Esityksen näkyvyys sosiaalisessa mediassa oli asiakaspuheenvuoroista suurin. Oli ilo huomata, että osallistujat jakoivat esityksestä erityisen paljon kuvia.

 

 

 

 

AUTHOR

Timo Sorri

Timo on presentaatiosuunnittelija sekä Havainin perustaja ja toimitusjohtaja. Hän on koulutukseltaan diplomi-insinööri ja hyvät ja myyvät esitykset ovat hänen intohimonsa. Timolla on tausta IT-johdon konsultoinnissa, ja markkinoinnissa ja myynnissä. Nykyään hän auttaa asiakkaitaan - niin pieniä yrityksiä kuin globaaleita konserneja ja julkishallinnon toimijoita - tekemään ideoistaan myyvää, selkeää ja vakuuttavaa viestintää ja automatisoituja markkinointikampanjoita. Timo on myös aviomies, kolmen lapsen isä ja kova koripallofani. Twitter: Timo_Havain Linkedin: Timo Sorri Google+: Timo Sorri

All stories by: Timo Sorri
Read previous post:
Kolme esiintyjän muistivinkkiä
3 esiintyjän muistivinkkiä

Kuuntelin hiljattain esiintyjien Time to Shine -podcastia, jossa oli vieraana lääkäri, taikuri ja muistikouluttaja (ei se tyypillisin yhdistelmä) Martti Vannas. Mielenkiintoinen...

Close