PowerPoint dieetille – kolme nopeaa keinoa lähettää esitys tukkimatta sähköpostilaatikkoa

Takaisin

Julkaistu 10.10.2013

Credit_Jonathan COhen
(Kuva: FlickR Creative Commons: Jonathan Cohen)

Vaikka nykypäivänä nettiyhteyksien nopeus mitataan ylensä jo kymmenissä megabiteissä ja tallennustilan hinta on halpaa kuin saippua, sähköpostilaatikoiden koko on usein edelleen rajoite esityksiä lähettäessä ja jaettaessa. Jos haluat jakaa esityksesi tukkimatta vastaanottajan sähköpostilaatikkoa voit hyödyntää yhtä tai useampaa alla olevista vinkeistä.

myyntipresentaation-pelikirja-banneri

1. Pienennä esityksen kuvien kokoa PowerPointissa

PowerPointin versiosta 2007 lähtien PowerPointin kuvankäsittelytyökaluista on löytynyt kuvien pakkaustoiminto. Tämä toiminto optimoi kuvan laatua toivottuun käyttötarkoitukseen (1. tulostettava esitys, 2. näytöltä esitettävä esitys, 3. sähköpostin liite) ja poistaa kuvista pois rajatut osat. Pakkaamisen jälkeen kannattaa vielä tarkistaa koko esityksen kuvat, koska joskus tämä toiminto aiheuttaa kuviin ei-toivottuja reunuksia.

2. Tallenna esitys PDF:na

Jos esityksessä ei ole havainnollistamisen kannalta kriittisiä animaatioita, voit tallentaa esityksen PDF:ksi. Tallentamisen valinnoissa voi jälleen valita PDF-tulosteen laadun, joka tässä tapauksessa halutaan optimoida verkkojulkaisuun (publishing online). Yksinkertaiset animaatiot voi korvata pilkkomalla animaation vaiheet usealle perättäiselle esitysdialle.

3. Jaa esitys tiedostolinkkinä

Nykypäivänä verkossa toimivat tallennuspalvelut ovat helposti kaikkien saatavilla ja jopa 20 gigatavuun asti ilmaisia (Google Drive). Jos organisaatiosi tietoturvapolitiikka sallii, niin voit tallentaa esityksesi Boxiin, DropBoxiin, Google Driveen, Skydriveen, Syncplicityyn tai Younitediin. PowerPointin versiosta 2013 löytyy jo suora integraatio Skydriveen. Näistä palveluista voi lähettää vastaanottajalle latauslinkin, jolloin sähköpostitse ei tarvitse siirtää mitään tekstiä raskaampaa. Etuna tässä keinossa on se, että kuvien laadusta tai animaatioista ei tarvitse tinkiä pätkääkään.